Personalens viktiga roll i ett framgångsrikt företag
Det räcker inte att anställa kompetent personal för att nå framgång. Det gäller också att se vad varje medarbetare kan bidra med till verksamheten och vad de behöver för att nå dit.
Välmående personal som arbetar i en hälsosam arbetsmiljö – där varje medarbetares kompetens och intressen tillvaratas och alla arbetar tillsammans mot samma mål och vision – det är nyckeln. Det här är saker att undersöka under utvecklingssamtalen för att ta fram en plan för vägen framåt.
Effektiva utvecklingssamtal
Det finns flera saker du kan göra för att få så effektiva utvecklingssamtal som möjligt.
Förberedande samtal i grupp
Inför de individuella samtalen kan det vara bra att först hålla ett förberedande samtal med gruppen. Då får du som chef en chans att skapa en gemensam bild av var verksamheten står och vart ni är på väg, så att alla arbetar mot samma mål. Det ger också personalen möjlighet att förbereda sig utifrån olika frågeställningar inför de individuella utvecklingssamtalen.
Exempel på ämnen som kan tas upp:
- Verksamhetens övergripande mål
- Avdelningens mål
- Arbetsuppgifter inom arbetsgruppen
- Vilken kompetens som finns inom gruppen och vilka kompetensbehov som finns
- Nya utmaningar
- Förbättringsområden
- Samarbete och relationer inom arbetsgruppen och med andra avdelningar
Färdig mall
Det kan vara bra att ha en färdig mall att utgå från för att få en bra struktur i samtalen. Delar som kan behöva gås igenom är:
- Vilka utmaningar verksamheten står inför
- Vad verksamhetens mål innebär för både arbetsgrupp och enskilda medarbetare
- Medarbetarnas arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat
- På vilket sätt verksamhetens utmaningar kommer att påverka varje medarbetares arbetsuppgifter
- Hur varje medarbetares roll och möjligheter ser ut på längre sikt
- Vilka utvecklingsbehov medarbetarna har för att kunna nå verksamhetens mål
- Hur kommunikation och samarbete fungerar mellan dig som chef och medarbetarna, men även inom arbetsgruppen
Medarbetarnas förberedelser
Ge dina medarbetare tydlig information och gärna konkreta instruktioner för hur du vill att de förbereder sig.
Exempel på frågeställningar medarbetarna kan utgå ifrån:
- Vad fungerar bra och vad kan förbättras?
- Känns något otydligt kring dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
- Har du någon kompetens som inte används?
- Vill du stärka dina kunskaper inom något område, eller är det någon kompetens du saknar?
- Hur vill du utvecklas på längre sikt?
- Hur fungerar samarbetet inom arbetsgruppen?
- Har du någon återkoppling du vill ge till mig som chef?
Strukturen för utvecklingssamtalet
Försök att hålla en tydlig struktur genom hela samtalet. Här är ett exempel på hur strukturen kan läggas upp.
1. Inledning
Inled med en positiv fråga som sätter tonen för samtalet och hjälper medarbetaren att slappna av. Exempel: "Vad är du mest nöjd med under året?"
2. Nuläge
Prata om medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden – hur det går, vad som är roligt och stimulerande, vilka utmaningarna är och om något känns otydligt.
Fråga också hur medarbetaren trivs, om arbetsbelastningen ligger på rätt nivå och om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Fråga vad du som chef kan göra för att skapa bättre förutsättningar.
Låt medarbetaren först beskriva sina egna prestationer, styrkor och utvecklingsområden – ge sedan din bild av medarbetarens prestationer och bidrag till verksamheten.
3. Verksamhetens mål och framtida utmaningar
Berätta hur arbetsgruppen och medarbetaren kommer att påverkas av verksamhetens mål och framtida utmaningar. Fråga också vad medarbetaren ser för förbättringsmöjligheter i sitt arbete för att kunna uppnå uppsatta mål.
4. Kompetens
Fråga om det finns kompetenser som medarbetaren saknar för att klara sina arbetsuppgifter, och vilka lösningar som finns för att utveckla dessa. Det behöver inte nödvändigtvis handla om utbildning – det kan också röra sig om förändrade arbetsuppgifter, deltagande i projekt, att gå bredvid en kollega eller att ha en mentor.
5. Utveckling på längre sikt
Diskutera vilka möjligheter som finns för medarbetarens utveckling på längre sikt, utifrån vad som driver och motiverar hen.
6. Samarbete och relationer
Prata om hur samarbetet och relationerna fungerar med kollegor i gruppen, med dig som chef och med kunder. För en dialog om vad som kan förändras och hur.
7. Nya mål
Formulera nya individuella mål som bidrar till både medarbetarens och verksamhetens utveckling. Bestäm också när ni ska följa upp och utvärdera målen.
